Université Assane SECK de Ziguinchor

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SECRETARIAT GENERAL

LE SECRETARIAT GENERAL
Cabinet du Secrétaire Général :

  • Direction des Finances ;
  • Direction des Ressources Humaines ;
  • Direction Centrale de la Scolarité ;
  • Direction de l’Environnement et de la Sécurité ;
  • Direction de la Gestion du Patrimoine et de la Maintenance.

Le bureau du courrier, le standard, le comptable des matières et le bureau de liaison de l’Université de Ziguinchor à Dakar sont rattachés au Secrétariat Général.

1. LA DIRECTION DES AFFAIRES FINANCIERES
Activités en matière budgétaire
La Direction des Affaires Financières (DAF) est tenue, en rapport avec l’Agent Comptable, de préparer, d’établir et d’exécuter le budget de l’Université et des établissements qui la composent ou dépendent d’elle, conformément à la réglementation.
Elle procède au traitement des salaires.
Elle doit participer aux séances du Conseil d’Administration au cours desquelles les questions budgétaires sont examinées et veiller, à ces occasions, au respect des normes internationales en matière de répartition des ressources entre les différents chapitres budgétaires.
Activités comptables et administratives
Il est de la responsabilité de la DAF de tenir la comptabilité administrative des engagements, des liquidations et des ordonnancements en rapport avec les actes d’exécution du budget du rectorat, des services rattachés et des Instituts d’Université.
Il lui appartient également de représenter le Rectorat au sein des différentes commissions statutaires ou ad hoc créées à l’effet de prendre des actes d’exécution budgétaire ou financière.
Respect de la réglementation et sanction des irrégularités
La DAF doit veiller au respect strict de la réglementation financière et budgétaire pour tous les établissements composant de l’Université ou qui en dépendent.

2. LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Activités d’administration du personnel
La Direction des Ressources Humaines (DRH) est responsable de l’élaboration des actes d’administration et de gestion des différentes catégories de personnel et de l’application des textes statutaires et réglementaires en matière de personnel.
Elle procède à l’administration des salaires ainsi qu’à la tenue des fichiers des salaires et des dossiers individuels des différentes catégories de personnel.
Elle constitue et tient à jour les dossiers individuels du personnel.
Formation et rétention du personnel
La Direction des Ressources Humaines (DRH) a en charge la formation du personnel par l’organisation de sessions et de stages de formation au sein de l’Université.
Elle doit, seule ou en rapport avec les services compétents, faciliter la participation du personnel à des sessions ou stages de formation au sein ou à l’extérieur de l’Université.
Elle veille à la mise en œuvre d’une politique et de moyens adéquats en vue d’encourager le personnel compétent à rester au service de l’Université.
Relations avec les différentes commissions et avec l’Etat
La Direction des Ressources Humaines (DRH) établit et assure le suivi des relations professionnelles entre l’Université de Ziguinchor et les services de l’Etat chargés de la fonction publique, de l’emploi et du travail et le Ministère chargé de l’Enseignement Supérieur, en ce qui concerne l’administration et la gestion du personnel.
Elle tient le secrétariat des différentes commissions d’avancement des personnels.
Assistance sociale
La Direction des Ressources Humaines (DRH) veille à l’impulsion d’activités à caractère social, notamment en organisant certaines manifestations comme les colonies de vacances, arbres de noël, caravanes culturelles.
Relations avec d’autres structures et management des ressources humaines
La Direction des Ressources Humaines (DRH) est chargée de la diffusion des informations relatives au statut et à la promotion du personnel d’enseignement et de recherche, à la centralisation des dossiers venant des établissements et instituts et de leur acheminement vers les structures compétentes.

3. LA DIRECTION CENTRALE DE LA SCOLARITE
Inscription des étudiants et suivi de la scolarité
La Direction Centrale de la Scolarité est chargée d’exercer de manière permanente un contrôle de forme et de fond sur la régularité des actes d’inscription des étudiants dans les établissements qui composent ou dépendent de l’Université.
Elle assure l’organisation matérielle de l’admission de nouveaux bacheliers ainsi que l’inscription et la réinscription des étudiants.
Elle fait procéder par lesdits établissements à l’inscription des étudiants étrangers conformément à la répartition des quotas nationaux effectuée préalablement et dans le respect des conventions universitaires.
Elle assure le suivi de la scolarité des étudiants étrangers en relation avec les Etats respectifs.
Elle se charge également d’assurer le secrétariat de la commission disciplinaire des étudiants.
Diplômes
La Direction Centrale de la Scolarité reçoit les demandes de diplômes, étudie et saisit le Conseiller juridique du Recteur pour l’instruction des demandes d’équivalence de diplômes étrangers.

Suivi de l’insertion des diplômés
Elle met en œuvre les moyens nécessaires en vue d’assurer le suivi de l’insertion des diplômés de l’Université et des relations avec les associations et autres regroupements d’anciens étudiants diplômés de l’Université.
Elle procèdera notamment à la mise en place d’un observatoire des diplômés en relation avec les associations regroupant les diplômés de l’Université. De même, elle constitue et tient à jour un répertoire des diplômés.

4. LA DIRECTION DE L’ENVIRONNEMENT ET DE LA SECURITE
La Direction de l’Environnement et de la Sécurité est chargée, en collaboration avec les services compétents de la préparation, la conclusion et le suivi de l’exécution des contrats relatifs à la surveillance, au gardiennage et au nettoiement des locaux.

Salubrité et hygiène
Elle veille à la salubrité et l’hygiène en vue de garantir un bon assainissement des locaux.
Elle assure l’entretien et l’aménagement extérieur des bâtiments, des abords et du campus et veille au bon assainissement en vue de garantir la salubrité et l’hygiène. A ce titre, il lui appartient de proposer les mesures nécessaires, notamment en ce qui concerne le recrutement de vacataires préposés au désherbage et autres travaux ponctuels d’assainissement.
Elle se charge en outre de l’aménagement des espaces verts, des routes et veille à la mise en place des signalisations.
Elle veille également à assurer toutes les tâches nécessaires en vue de l’économie d’énergie.

Sécurité
Elle procède au contrôle des mouvements de matériels

5. LA DIRECTION DE LA GESTION DU PATRIMOINE ET DE LA MAINTENANCE
Cette Direction est chargée de la gestion du patrimoine immobilier public et privé de l’Université Assane SECK de Ziguinchor. Elle gère notamment les activités suivantes :
La prise et la location des logements conventionnés ;
La rentabilisation du patrimoine immobilier de l’Université, notamment la concession à des personnes privées de la propriété foncière et des biens de l’Université ;
Le suivi de la réalisation des constructions nouvelles en relation aves les services compétents du Ministère chargé de l’Urbanisme et de l’Habitat :
L’acquisition et la gestion des meubles d’appartements et de logements du domaine immobilier ;
La préparation de procès-verbaux de réception de matières ;
L’organisation annuelle de la commission de réforme du matériel de l’Université ;
L’organisation de réunions et la tenue du secrétariat de la commission d’attribution des logements.

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